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客户案例

   

我知科技:创业团队管理

从为知笔记开发出团队功能开始,我们的团队就一直在使用这些功能,并积极进行探索。直到现在,通过企业服务我们已经在团队内,进行着非常高效的交流和协作。

作为团队管理者,我每天都需要关注不同角色的工作进度,遇到的问题等等。同时,还需要将接到的临时任务、发现的问题或某项工作的反馈及时通知给团队的相关成员。

下面就是我如何用为知笔记企业服务进行团队管理的一些方式:

1、了解团队成员的工作

 公司有一个工作计划任务的群组,里面给每一个人建立一个文件夹,每一个成员,每天下班前,都会花上几分钟,更新一下自己的工作日志。而我会在第二天早上到公司的时候,花上几分钟浏览一下每个人的工作日志。对于需要反馈的,则会通过评论功能,直接评论这个工作日志,相关人员会接收到通知,并及时沟通。

通过这种方式,我可以快速的知道每个人的工作概况,并针对问题做出及时的沟通,可以有效地提前发现各种问题。

使用技巧

每天早上,我只需要点击工作计划任务群组名称后面后数字,例如下面的这个数字7764741d-5f28-46d0-b3be-e2bd523e7670_4_files/255370593.png

就可以快速浏览所有新增的或者更改过的笔记,而不需要到群组的每一个文件夹里面去查找新的笔记。在群组名称上面,点击右键,可以将这个群组里面的笔记,快速标记为全部已读。这样再有新的笔记的时候,可以很快找到。

2、了解公司各职能团队的当前工作情况

 公司有各种各样的群组,例如开发中心,产品中心,HR,行政,运营中心,运维中心等等。这些团队,每天都会把当前的工作情况,随时记录下来,例如下面的笔记,就是当我早上浏览的时候,看到的结果:
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 这样,对于即使那些不需要我直接负责的事情,我也会有详细的了解,并及时给出自己的意见,建议或者反馈,发现问题的时候,也会及时指出来。

而在这之前,我经常需要主动去找相关人员去了解情况,或者参与汇报会议。而现在,公司所有的动态,都可以一览无余,及时了解,从而减少了沟通成本。

当我看到值得反馈的事情的时候,会直接给笔记进行评论。例如当我看到一个新的网页版的设计图的时候,会及时发表我的意见参与讨论,如下图:

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针对新的网页版的一些意见,大家都在进行讨论。

使用技巧

点击企业名称后面的数字,可以快速浏览本企业内,所有新增或者修改的笔记,如下图:
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点击数字18,表示有18篇笔记还没有阅读,这样我可以快速找到新增的笔记,了解公司最新动态。同样,在名称上面点击右键,可以快速标记所有笔记为已读。

当为知笔记用的深入之后,会有各种各样的群组,群组里面又有很多文件夹,那么如何快速找到最新的动态呢?
技巧就是根本不需要去每一个群组里面浏览,而是直接把这些都收起来,直接点击企业名称后面的数字即可。当浏览完新的笔记后(例如有些不需要关心的笔记,可能不会被标记为已读),在名称上面点击右键,选择全部变标记为已读即可。这样就可以快速找到新的笔记了。对于那些有强迫症的朋友,也是一个福音。现在我已经基本不需要再展开左边的目录树了。

3、及时处理各种需要我关注或者反馈的事情。
为知笔记增加了@功能。在笔记标题中,只需要@相关人员,对方就会收到消息,就像微博那样简单易用。当某些团队完成某些工作,或者即将开展某些工作的时候,都会@相关人员,让相关人员可以及时获取到最新的进展或者直接参与进来。如下图,就是我在日常收到的消息:

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其中有运营,开发,产品等各种工作消息。

这个功能,在我们公司已经完全替代了内部电子邮件。而且相对于电子邮件,有以下优点:

不会因为人员流动导致数据丢失。使用电子邮件的时候,即使都使用工作邮箱,也会因为人员流失而导致里面的工作邮件被废弃。而为知笔记群组里面的笔记,则会永远属于公司。

电子邮件时点对点的,其他人无法看看到相关内容。但是工作邮件,通常是需要多人关注的。而群组笔记,只要是群组的成员,就可以看到相关的信息,即使没有@到这个人。尤其是团队管理者,是必须要看到所有内容的。

电子邮件一旦发出,就无法修改,因此可能出现多次来往,多个版本。而对于群组笔记,永远会把最新版本呈现出来(也可以通过历史版本回溯到任何早期的版本)。这样可以避免邮件太多,导致不知道哪一个是最新版本的问题。
群组笔记可以直接评论,而且展示方式更友好,可以快速知道每一个人的意见。

4.

易观国际:多部门招聘管理

摘要信息:易观国际旗下的易观智库使用为知笔记企业服务实现筛选,初步面试,领导反馈,二次面试,面试成功,面试档案转入员工档案这一流程,提高面试效率……

公司简介

北京易观国际网络有限公司是中国科技及互联网行业最大的信息产品服务和解决方案提供商。易观旗下五大业务线——易观智库、易观商业解决方案、易观会展、易观资本和易观网,所提供的优质周全的产品与服务,帮助客户全面深入了解科技及互联网市场。

 
为什么选择为知笔记
公司之前沟通方式是 office 办公,email 传输文件,qq 沟通,这使得每个项目和产品进行的过程中积累下来的资料都存放在员工各自的电脑里,搜索起来非常不方便 。招聘管理和销售管理都存在很多问题。
招聘的问题是多个部门的 HR 各自招聘所负责部门的人员,经常出现冲突,同一个面试者会被电话通知多次,招聘人员希望通过笔记软件来实现招聘流程的高效化。
销售管理的问题是每周在周五的时候才能集中开会汇总一周的客户拜访情况,销售人员每周要整理大量的拜访信息。销售管理者希望通过笔记让销售人员把拜访情况记录下来,并每天汇报给管理者,这样能加强对销售人员的管理控制,也能降低销售人员整理客户信息的成本。
 
为知笔记企业服务的使用情况
     
目前易观智库的 HR 部门正在使用企业服务做招聘管理,HR 部 6 名成员都在使用企业群组。已经形成一种工作上的配合和流程,提高了招聘效率。
目前销售管理的一些流程正在摸索过程中。
 
使用场景介绍
HR 招聘管理的流程描述:
通过一个在家里办公的兼职 HR 筛选简历——>把合适的简历放到笔记里面,然后@给HR——>HR进一步筛选@给领导——>领导筛选出符合面试条件的人员,给出评论@给HR——>HR电话约面试时间@面试人员——>面试人员给出评论@给HR——>HR通知符合条件的人员来上班——>最后把招聘群组的档案调转到员工档案里面。
 
企业群组界面图例: