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团队服务

   

为知笔记团队服务,全新开启!

注册向导,全新指引!

为知笔记团队服务全新推出注册向导,提供了灵活的群组组合,便捷的成员添加与分配。无论是创业团队、咨询公司、社团组织还是高校班级,都能够根据团队需求在推荐群组中进行选择,更轻松地开启全新协作方式;

群组内置介绍笔记,每位成员都能够用最直观的方法,理解如何使用为知笔记,怎样在团队群组中进行多人共同编辑、沟通与协作;

团队服务官方网站,全新呈现!

授人以鱼,不如授人以渔。经过长期以来对团队服务用户的调研与分析,为知笔记为多种类型的团队、场景与管理流程总结了为知笔记团队服务应用案例,不仅提供高效的协作工具,更为用户如何高效、灵活运用团队服务提供参考。点此查看团队服务介绍

新的一年,给团队一个全新的开始!

新的一年,善为者知,让为知笔记团队服务,带给团队一个全新开始!即日起至2014年1月1日,开团队服务,可免费创建10个群组!临渊羡鱼,不如退而结网,即刻访问:http://www.wiz.cn/biz  开通团队服务, 给你更多选择,找到适合自己团队的协作模式,在为知的未来,创造更多可能。

哈尔滨工业大学HRT车队:团队知识传承

HRT车队简介
 哈尔滨工业大学方程式赛车队(英文名称为HIT Racing Team,简称HRT)。车队成立于2009年11月, 是哈尔滨工业大学(威海)汽车工程学院为参加FSAE大赛专门成立的一支学生方程式车队。车队在汽车工程学院领导、老师的指导下,由学校一批相关专业优秀学生组建而成。成立四年间,先后参加了中国赛、德国赛、日本赛,取得了优异的成绩。
为什么使用为知笔记
2013年5月份,HRT13赛车制造完成,其在动力、操控、耐久性能方面都有了较大提升。同年8月,车队远赴德国,首次参加FSAE德国站的比赛,与来自世界25个国家、代表世界先进水准的115支大学生方程式车队同场竞技。最终,HRT13赛车因意外故障,仅在内燃机组排名第59位。
 
德国赛失利后,车队进行了深刻的反省与总结,在与国外高校车队的交流中发现,将赛车设计过程中将各种新奇想法、设计思路以及搜集到的资料记录保存下来不仅对设计者有很大帮助,对后来的设计者尽快掌握设计要领、避免走弯路也有着重要意义。经过队员一段时间的试用,发现为知笔记企业服务能够满足团队创建团队知识库和队友协作设计赛车的需求。
 
使用场景
为知笔记帮助车队成员整理保存设计思路,改变新老队员靠口耳相传却忽略对设计经验进行记录整理的现状,能更加完整精准地记录完整的设计过程。
    
    设计过程中,队员通过@和评论等社交功能,参与到对设计过程的改进当中。参与设计的每个小组,也能够通过这种方式快速沟通设计进度,灵活协调资源。
   
 在户外进行赛车测试期间,队员可以通过为知笔记手机端记录测试过程中的各种动态监测数据,并同步到云端给实验室的队友进行分析,为车队改善设计提供及时的现场数据依据。

车队纳新后,负责培训的队长使用为知笔记可以方便快捷地进行培训,只要简单的几步操作就可以把各种笔记拖动到培训笔记中形成一份新的培训教材,分享给新队员。然后通过评论功能可以快速收集培训反馈,及时调整培训内容。新队员每日的设计任务完成情况、心得体会,也可以及时地呈现给小组负责人。
 

往届队员的设计文档、资料、问题处理方案,都通过文件导入地方式上传到笔记中,方便查询和参考,在保留了宝贵的历史记录的同时,为车队经验的传承提供了保障。
     
 2013年10月,HRT车队在中国大学生方程式汽车大赛中,利用为知笔记将所有设计手稿整理、提炼,制作成设计答辩报告呈给裁判,最终获得了设计类的总冠军和轻量化冠军。新的赛季,为知笔记企业服务将帮助车队在知识传承、赛车设计、任务分配上变得更加合理、高效,助力HRT车队,带领HRT14油车与电车,创造更辉煌的战绩!
 
     
 
    
    

昕和传承:培训机构内部管理

摘要信息:一家做美发技术深造培训的教育机构,使用为知笔记企业服务做考勤管理、财务管理、课程跟进和教学的资料发放,让管理层随时随地掌握公司状况……

企业简介:

 “昕和传承”不仅是一个教育机构,更是一个融合行业资源,融汇行业交流,信息分享和资源互补的平台。整合国内所有一流教育资源,建立优势互补,资源共享,合作共赢的全国有影响力的资源合作平台。20人规模,培训对象主要为资深理发师,模式为周培训。

为什么选择为知笔记企业服务:
公司HR负责员工的月度考勤统计、学员的周度考核分析汇总,财务负责进行月度财务统计,通过邮件、电话、QQ留言等方式发送数据结果,管理层只有每月末才能看到相应的管理数据,时间点滞后,增加了管理成本。由于对于资料收集比较重视,以往的纸质表格需要进行人工录入,增加了统计人员的工作量。对比了很多协作工具,基于如下几点,最终选择了为知笔记:
  • 具备完善的移动端应用
  • 3G网络情况下可以快速获取完整的信息便于管理。
  • 使用电子版本可以快速的进行录入,并且方便以后对原始资料进行检索,环保节省纸张。
 最初是利用多终端同步,记录员工每日出勤记录,以便老板能够随时随地查看,节省HR月末统计的时间,效果得到了团队的认可。进而采用为知笔记进行财务管理和课程管理,使管理者即便不在公司,也能够随时了解公司各方面的运作情况。
 
企业服务的使用情况:
目前建立了三个群组,添加了包括管理层在内的十五个成员。相关人员每天都要使用笔记工作。主要用为知笔记进行考勤管理、财务管理、课程跟进和资料发放。最重要的是在公司内部形成了 3G+移动设备随时随地办公的氛围。 
使用场景介绍:
  • 课程跟进流程
使用笔记制作学生评分样表——>老师根据学生的表现做评分,同步到群组——>客服通过查看群组里笔记的评分表回答学生评分的询问——>老师周五根据评分表做学员结业汇总,免去了周五整理大量信息的麻烦。 
 对于学员的跟踪。初期为2周的纸质表格与为知笔记表格的并行试行,逐渐转变为只提供电子版,减少了中间环节的工作量。 
使用情况如下:
  • 财务管理
 财务管理目录下共享报表——>管理层可以随时随地查看财务情况。掌握公司的开支情况。
  • 资料分享
 老师把自己平时收集的知识放到群组目录下——>其他老师通过查看目录学习分享的知识。形成了非常高效便捷的学习和分享平台。

  • 考勤管理     
 使用笔记编辑制作考勤表——>行政人员把打卡记录核实到笔记的考勤表上——>同步笔记——>老板和员工可以随时通过笔记了解到员工每天的出勤情况——>HR在月末通过群组下的考勤表做简单的统计即可。
通过在线考勤表的分享,老板随时可以随时看到员工的出勤状态,即使出差在外地也能掌握公司的状况。考勤表如下图:

龟龟摄影铺:淘宝小店经营管理

概要文字:一个由三个朋友业余时间经营相机的附属产品的淘宝店,使用为知笔记的企业群组做店铺资料管理、共享运营信息、头脑风暴、分工协作……

团队介绍:
龟龟摄影铺是一家淘宝店,主要经营的是相机的附属产品。
淘宝店由三个热爱摄影好友共同经营,由于是利用业余时间兼职管理,因此他们一直在探索降低时间成本和提高工作效率的方法。
 
为什么选择为知笔记企业服务:
 龟龟摄影铺中创建企业群组的人是为知笔记的老用户,有两年个人笔记(VIP)的使用经验。个人选择为知笔记是因为支持多浏览器的网文抓取和收藏。几个朋友利用业余时间来经营店铺,并且开网店事务琐碎:找货源、图片拍摄、上架、推广、接待、售后处理等等,每个环节都要整理大量资料,进行分工和提醒。尝试了一些协作类产品都无法满足需求,最终选择为知笔记来做资料管理和网店经营的分工协作。
 
目前企业服务的使用情况:
 短短一个月的时间,他们初步建立了三个群组。目前龟龟摄影铺的其他两个成员也已经能够熟练的利用为知笔记进行店铺经营资料管理和任务协作。团队成员有明确分工,创建者负责管理目录,成员共同编辑资料,通过笔记的@功能进行分工协作。
 
使用场景介绍:
资料管理:
首先根据店铺的经营内容划分目录【截图】(如:运营、goodshop、技术资料等);
然后根据店铺宝贝的种类在技术资料的目录下分子目录【截图】(如:胶片、冲洗、扫描等);
每当有资料需要更新,相应的负责人会把资料编辑到相应目录;
最后同步笔记保存。
团队所有成员都可共享自己搜集的相关材料,随时随地使用电脑或者手机进行浏览。网店的历史经营数据、推广方案等资料也可以有序的保存到相应的目录下,不会因为电脑故障或遗忘存放位置而丢失。
 
成员协作:
首先在群组里建立一片置顶的笔记,用来存储工作任务;然后写入分配任务的信息(具体的任务内容、分配过程、执行情况反馈);@给相关的成员;最后,收到回复的评论。
相关使用目录截图:
 

恒远恒信:销售团队管理

摘要信息:一个销售团队使用为知笔记企业服务进行销售知识传承、部门协作、监督业务进展,形成一个系统的销售体系,提高销售效率,缩短销售培训时间……

公司介绍

    北京恒远恒信科技发展有限公司成立于2003年。公司注册资金为1亿800万人民币,是总部设立在北京的一家有限责任公司。公司在科学化、标准化管理体系基础上,很好地融入到了分销、服务的全过程中,为用户提供一系列完善的营销服务。
恒远销售团队使用为知笔记的管理思路
企业群组使用情况
目前恒远的手机销售团队目前已经开始全面使用为知笔记,每位销售人员都能够熟练的使用为知笔记PC端和手机端。恒远销售团队的企业群组中共有几十个成员,建立了两大群组:
 
1、讨论群组:用于成员之间进行销售经验的讨论分享,产生销售知识;
2、工作群组:用来发布正式的销售资料。
 
如图所示:
为知笔记使用场景介绍
场景一:通过多端同步有效利用碎片时间学习销售知识
    工作性质决定了销售人员每天浪费很多时间在见客户的路上,现在他们通过笔记的手机端存数在群组下面的工作文件学习销售知识。这样即使在见客户之前,销售人员也可以快速浏览自己的解决方案,竞品信息,公司政策,财务信息,市场信息等,并可以把相关资料使用笔记的分享功能分享给客户。以确保客户满意,顺利达成交易。
场景二   员工随时把自己对销售业务的意见共享
    通过讨论群组,销售人员把自己实践过程中获取的经验以及现阶段对公司销售业务的意见共享到笔记中。公司的领导通过SALES对公司销售业务的意见进行汇总整理,改善公司的销售业务流程。
场景三  外出巡店人员通过笔记与领导协作现场解决问题
    销售外出巡店前建立要去寻访店铺的笔记,到达店内,用笔记的拍照功能把店铺的状况拍下放到该店的笔记下,并记录该店的业务情况,同步笔记。领导收到更新的笔记会及时通过笔记的评论给与意见,在现场的销售人员即可就销售业务问题纠偏,笔记也会永久保存在相应的目录下,不用再回到办公室后再做报告。大幅提升和店家的沟通及销售效率。
 
 
销售团队WIZ实施步骤
 

我知科技:创业团队管理

从为知笔记开发出团队功能开始,我们的团队就一直在使用这些功能,并积极进行探索。直到现在,通过企业服务我们已经在团队内,进行着非常高效的交流和协作。

作为团队管理者,我每天都需要关注不同角色的工作进度,遇到的问题等等。同时,还需要将接到的临时任务、发现的问题或某项工作的反馈及时通知给团队的相关成员。

下面就是我如何用为知笔记企业服务进行团队管理的一些方式:

1、了解团队成员的工作

 公司有一个工作计划任务的群组,里面给每一个人建立一个文件夹,每一个成员,每天下班前,都会花上几分钟,更新一下自己的工作日志。而我会在第二天早上到公司的时候,花上几分钟浏览一下每个人的工作日志。对于需要反馈的,则会通过评论功能,直接评论这个工作日志,相关人员会接收到通知,并及时沟通。

通过这种方式,我可以快速的知道每个人的工作概况,并针对问题做出及时的沟通,可以有效地提前发现各种问题。

使用技巧

每天早上,我只需要点击工作计划任务群组名称后面后数字,例如下面的这个数字7764741d-5f28-46d0-b3be-e2bd523e7670_4_files/255370593.png

就可以快速浏览所有新增的或者更改过的笔记,而不需要到群组的每一个文件夹里面去查找新的笔记。在群组名称上面,点击右键,可以将这个群组里面的笔记,快速标记为全部已读。这样再有新的笔记的时候,可以很快找到。

2、了解公司各职能团队的当前工作情况

 公司有各种各样的群组,例如开发中心,产品中心,HR,行政,运营中心,运维中心等等。这些团队,每天都会把当前的工作情况,随时记录下来,例如下面的笔记,就是当我早上浏览的时候,看到的结果:
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 这样,对于即使那些不需要我直接负责的事情,我也会有详细的了解,并及时给出自己的意见,建议或者反馈,发现问题的时候,也会及时指出来。

而在这之前,我经常需要主动去找相关人员去了解情况,或者参与汇报会议。而现在,公司所有的动态,都可以一览无余,及时了解,从而减少了沟通成本。

当我看到值得反馈的事情的时候,会直接给笔记进行评论。例如当我看到一个新的网页版的设计图的时候,会及时发表我的意见参与讨论,如下图:

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针对新的网页版的一些意见,大家都在进行讨论。

使用技巧

点击企业名称后面的数字,可以快速浏览本企业内,所有新增或者修改的笔记,如下图:
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点击数字18,表示有18篇笔记还没有阅读,这样我可以快速找到新增的笔记,了解公司最新动态。同样,在名称上面点击右键,可以快速标记所有笔记为已读。

当为知笔记用的深入之后,会有各种各样的群组,群组里面又有很多文件夹,那么如何快速找到最新的动态呢?
技巧就是根本不需要去每一个群组里面浏览,而是直接把这些都收起来,直接点击企业名称后面的数字即可。当浏览完新的笔记后(例如有些不需要关心的笔记,可能不会被标记为已读),在名称上面点击右键,选择全部变标记为已读即可。这样就可以快速找到新的笔记了。对于那些有强迫症的朋友,也是一个福音。现在我已经基本不需要再展开左边的目录树了。

3、及时处理各种需要我关注或者反馈的事情。
为知笔记增加了@功能。在笔记标题中,只需要@相关人员,对方就会收到消息,就像微博那样简单易用。当某些团队完成某些工作,或者即将开展某些工作的时候,都会@相关人员,让相关人员可以及时获取到最新的进展或者直接参与进来。如下图,就是我在日常收到的消息:

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其中有运营,开发,产品等各种工作消息。

这个功能,在我们公司已经完全替代了内部电子邮件。而且相对于电子邮件,有以下优点:

不会因为人员流动导致数据丢失。使用电子邮件的时候,即使都使用工作邮箱,也会因为人员流失而导致里面的工作邮件被废弃。而为知笔记群组里面的笔记,则会永远属于公司。

电子邮件时点对点的,其他人无法看看到相关内容。但是工作邮件,通常是需要多人关注的。而群组笔记,只要是群组的成员,就可以看到相关的信息,即使没有@到这个人。尤其是团队管理者,是必须要看到所有内容的。

电子邮件一旦发出,就无法修改,因此可能出现多次来往,多个版本。而对于群组笔记,永远会把最新版本呈现出来(也可以通过历史版本回溯到任何早期的版本)。这样可以避免邮件太多,导致不知道哪一个是最新版本的问题。
群组笔记可以直接评论,而且展示方式更友好,可以快速知道每一个人的意见。

4.

团队知识传承:创业公司开发团队

摘要信息:为知笔记的开发团队,每天都通过为知笔记来对开发人员进行管理,包括:开发过程中的沟通交流、布置开发任务、分析问题、总结经验,建立代码规范等管理内容。

为知笔记 CTO 讲述如何用为知笔记进行团队知识管理

作为为知笔记开发团队,我们一直是为知笔记团队功能最早的使用者。而很多功能,也是在我们自身使用的时候提出来的。例如@功能,评论功能等等。

在刚开始使用群组的时候,大家会把各种资料放在群组里面,最终导致群组内的笔记越来越多,即使良好地使用分类功能,也不能方便找到自己感兴趣的内容,直到我们开发出了@功能后,我们的团队使用效率得以再次获得提升。下面是我们使用团队功能的介绍以及一些实用技巧。

1.

易观国际:多部门招聘管理

摘要信息:易观国际旗下的易观智库使用为知笔记企业服务实现筛选,初步面试,领导反馈,二次面试,面试成功,面试档案转入员工档案这一流程,提高面试效率……

公司简介

北京易观国际网络有限公司是中国科技及互联网行业最大的信息产品服务和解决方案提供商。易观旗下五大业务线——易观智库、易观商业解决方案、易观会展、易观资本和易观网,所提供的优质周全的产品与服务,帮助客户全面深入了解科技及互联网市场。

 
为什么选择为知笔记
公司之前沟通方式是 office 办公,email 传输文件,qq 沟通,这使得每个项目和产品进行的过程中积累下来的资料都存放在员工各自的电脑里,搜索起来非常不方便 。招聘管理和销售管理都存在很多问题。
招聘的问题是多个部门的 HR 各自招聘所负责部门的人员,经常出现冲突,同一个面试者会被电话通知多次,招聘人员希望通过笔记软件来实现招聘流程的高效化。
销售管理的问题是每周在周五的时候才能集中开会汇总一周的客户拜访情况,销售人员每周要整理大量的拜访信息。销售管理者希望通过笔记让销售人员把拜访情况记录下来,并每天汇报给管理者,这样能加强对销售人员的管理控制,也能降低销售人员整理客户信息的成本。
 
为知笔记企业服务的使用情况
     
目前易观智库的 HR 部门正在使用企业服务做招聘管理,HR 部 6 名成员都在使用企业群组。已经形成一种工作上的配合和流程,提高了招聘效率。
目前销售管理的一些流程正在摸索过程中。
 
使用场景介绍
HR 招聘管理的流程描述:
通过一个在家里办公的兼职 HR 筛选简历——>把合适的简历放到笔记里面,然后@给HR——>HR进一步筛选@给领导——>领导筛选出符合面试条件的人员,给出评论@给HR——>HR电话约面试时间@面试人员——>面试人员给出评论@给HR——>HR通知符合条件的人员来上班——>最后把招聘群组的档案调转到员工档案里面。
 
企业群组界面图例:

团队工作管理:互联网公司行政 HR 管理

摘要信息(人物简介):作为一家互联网创业公司的行政 HR 管理人员,每天都要处理大量的人力资源的信息、公司资料、公司物品信息等等。还需要跟进大量的人员招聘事务……


在使用为知笔记之前,这些资料都分散存储在电脑不同的文件夹里,或者存放在其他同事的电脑里,每当有需要的时候,再查找这些资料;任务分配和查看团队成员的反馈都是通过邮件方式实现的,效率很低。这给我管理上带来很大的困扰。

下面是我使用为知笔记企业服务进行团队管理的一些介绍:

 

一、我们团队一些日常工作和内容的简介

行政 HR 部门每天要管理很多信息:如人员招聘、新入职员工的培训安排、公司的规章制度管理、公司公告,员工活动等等。

 

二、如何通过为知笔记管理这些信息

1、招聘管理

创建 “人员管理中心 ” 群组,分 “ 岗位说明及考核标准 ”、“ 试用期管理 ”、“ 招聘管理 ” 三个目录,如下图:

a、“ 岗位说明及考核标准 ” 目录

存放不同岗位的的职位工作说明及考核标准,为招聘人员在筛选相应岗位信息的时候提供依据。降低招聘每个岗位之前给招聘人员培训的成本。

b、“ 试用期管理 ” 目录

存放正在处于试用期的员工的信息,包含每个岗位试用期的考核标准,以及在试用期内主管对员工工作面谈指导的记录。各部门的主管,人力资源的主管以及高级领导可以通过评论对该员工进行评价,以作为考核评估的依据。

c、“ 招聘管理 ” 目录

” 招聘管理 ” 目录下包含简历筛选和面试安排。创建各个岗位的目录,在每个岗位目录下创建 “ 简历 ”,“ 面试安排 ” 和 “ 入职 ” 目录;“ 简历 ” 目录下再分 “ 不成功的 ” “ 初筛后 ” 和 “ 待筛选 ”。

如图:

     

实现招聘管理的主要流程

简历筛选:招聘人员按照 “ 招聘需求 ” 目录下各个岗位的需求,初步筛选简历——>“初筛后”目录 @ 相应部门主管——>领导给出评价 @ 给 HR ——> HR 回访应聘人员——>不符合条件的放到“不成功的”目录下;

初试:符合条件的约面试——>在评论上写上面试时间 @ 相应部门主管——>主管面试后,写上评价——> HR 把不符合条件的放入“不成功的”目录下;

复试:符合条件的约第二次面试——>评论写上时间安排、期望薪资等 @ 高层领导——>高层领导面试写评论 @ HR——> HR 会把不成功的简历放到“不成功的”目录下;

发 offer:符合条件的约上岗时间发 offer ——> HR 收到回复后把信息放到“入职”目录下——>没有按时到岗的放到“不成功的”目录下;

入职:按时入职并填写好入职申请后——>把其信息放到“试用期管理”目录下。

流程图如下:

笔记招聘流程化带来的效果:

这个流程不仅提高了招聘效率,而且建立了企业人才库,把“不成功的”目录下面因为薪资达不到期望、路太远等原因没有入职的人才纳入人才库。后期解决这些问题后可以再次对这些我们需要的人才进行招聘。

人才库储备流程图:

 

2、“公司资料”目录

在公司的群组中,我们会维护“公司资料”目录,用来存储公司有关的资料,如管理规章制度、申请单样表、员工通讯录、公司图书分享、规范、员工任务黄页等信息。

a、“公司规章制度”目录

 该目录存放有关公司的规章制度,员工手册,采购规定等信息。新入职的员工可以通过这个目录了解到公司的信息和规章制度。

b、“申请单汇总”目录

该目录存放了休假申请单、出差申请单、采购申请单样表,有需求的员工直接填写申请单,打印找领导签字即可。不需要向行政人事部门索要申请表。

c、“通讯录”目录

该目录存放公司员工架构,包括所属部门、姓名、职位、黄页链接。用来帮助员工,尤其是新来的同事了解组织架构、工作伙伴,让员工更快地融入团队工作。

d、“公司图书馆”目录

公司提倡分享文化,在这里有什么新书、好书、有意思的书,每个员工都可以推荐并上传分享。感兴趣的同事可以来这里在线阅读或下载自己喜欢的电子书来读。

f、“人物黄页”

员工可在这里展示个人风采,简短而有特色的自我介绍涵盖了个人经历、性格特点,个人喜好等,可以让新员工快速熟悉身边同事,尽快进入工作状态,也可以让公司高层领导认识每位员工。

 

3、“员工活动”目录

公司年轻人多,经常会搞一些活动,通常在活动前我们会把活动方案公布在这里并 @ all 供大家讨论并投票,通过半数人员支持的活动方案就会被采纳并执行。活动结束后再把活动的照片及总结放在里面,同时收集员工的活动反馈,以便为下次活动做参考。

 

4、“ 行政企业文化组 ”

对一些不便公开给全部成员的合同、财务等相关资料,我们单独建立了一个群组。为保证信息的安全性,只有高层领导才有权限查看。

 

三、总结

使用为知笔记企业服务后,通过树形目录管理资料,分门别类整理资料放到群组中,控制共享资料信息访问权限。有效地把我们平时分散在员工电脑和邮件里的杂乱信息有条理的整理到笔记中,并且可利用群组共享功能随时查找,提高了搜索效率。通过对招聘流程的控制,改善了和部门主管及高层领导的沟通方式,大大提高了公司招聘的效率。