网页版帮助手册 | 团队服务

团队服务简介

为知笔记团队服务,是为中小团队提供的移动互联网时代全平台资料共享解决方案。通过为知笔记的群组、多级文件夹、@提及和评论、多人编辑、离线使用、全文检索、多端同步等功能,可以满足你的多种场景需求,如分享工作资料、共同编辑、待办事项跟进、发送通知通告、收集成员意见、向客户提供“一对一”资料服务、搭建团队知识库等。

一个团队下面可创建多个群组,每个群组可按需加入相关成员,群组中的内容仅群组成员可见。

为知笔记团队服务除了网页版,还可通过为知笔记客户端访问,目前的客户端覆盖的平台包括Windows、Mac、Linux、iPhone、iPad和Android。让你既能享受桌面端的高效,又可享受移动端的便利。

权限说明

团队创建者团队管理员可以管理团队成员和所有群组,团队创建者默认加入所有群组且不可移除。团队管理员的群组权限取决于其所在群组的角色。群组角色有群组管理员、超级用户、编辑、作者和读者5种类型,同一个团队成员,在不同群组下可以有不同的角色。

笔记的权限以群组为单位,建议根据实际情况创建不同的群组。 如公司制度只有少数成员可以编辑笔记,大部分成员有查看权限即可;某个具体项目,仅项目相关人有相关权限即可,那么可以分别创建一个“公司制度”和“某某项目”的群组,将相关团队成员加入群组并设置群组角色。

各个角色权限详细说明如下表:

角色名称 管理团队成员 管理群组成员 维护笔记文件夹 恢复已删除笔记 编辑删除他人笔记 创建笔记 阅读、评论和点赞 笔记公开链接分享
团队创建者
团队管理员 取决于群组角色 取决于群组角色 取决于群组角色 取决于群组角色 取决于群组角色 取决于群组角色
群组管理员
群组超级用户
群组编辑
群组作者
群组读者
  1. 团队创建者
    • 团队服务的开通者
    • 具有最高团队与群组管理权限
    • 默认为所有群组的管理员,且权限不可修改
  2. 团队管理员
    • 该角色具有团队与群组的管理权限,可代替团队创建者管理团队与群组
    • 可以创建群组,但不可以删除群组(仅团队创建者可以删除群组)
    • 可在管理后台管理所有群组(群组信息与成员管理)
    • 对目录和笔记的权限,取决于其所在群组中的权限
  3. 群组管理员
    • 可设置群组成员权限,删除群组成员
    • 可将团队成员分配到群组
    • 可使用群组邀请功能邀请团队成员和非团队成员加入到群组,非团队成员加入群组后自动成为团队成员
    • 可创建、删除、移动、重命名目录
    • 可编辑、删除群组笔记
    • 可恢复已删除笔记
    • 可创建、删除笔记公开链接(需是付费团队)
    • 可阅读、评论、点赞所有笔记
  4. 群组超级用户
    • 无群组管理权限
    • 可创建、删除、移动、重命名目录
    • 可新建、编辑、删除群组笔记
    • 可恢复已删除笔记
    • 可创建、删除笔记公开链接(需是付费团队)
    • 可阅读、评论、点赞所有笔记
  5. 群组编辑
    • 无法创建目录
    • 可新建、编辑、删除群组笔记
    • 可阅读、评论、点赞所有笔记
  6. 群组作者
    • 无法创建目录
    • 可新建、编辑、删除自己创建的笔记
    • 可阅读、评论、点赞所有笔记
  7. 群组读者
    • 无法创建目录
    • 无法新建、编辑、删除笔记
    • 可阅读、评论、点赞所有笔记

开通团队服务

注册为知笔记帐号

访问 https://note.wiz.cn 注册为知笔记帐号。如果你已有为知笔记帐号,直接登录网页版即可。

如果是公司使用,建议使用公司邮箱新注册一个为知笔记帐号,该账号将作为团队服务管理员。

免费开通团队服务

点击右上角头像,选择「免费创建团队」,在弹出的页面按提示填写。

 

第一步,视情况设置团队名称,如用公司名称或部门名称,团队名称后续可以修改。团队是为知笔记团队服务的最高级别组织,团队下面可以创建多个群组。

团队服务向导

第二步,选择1个或2个群组,群组名称后续可修改。团队服务免费版最多可以创建2个群组,升级后可以创建更多群组。每个群组可以添加不同的群组成员,群组内的文档仅群组内成员可访问。

企业服务向导

第三步,输入成员邮箱,添加到团队,这里会将成员默认分配到所有群组。如果输入的成员邮箱已经是为知笔记帐号,则加入后可立即使用,如果输入的邮箱还不是为知笔记帐号,会发邮件引导注册帐号。你也可以先略过此步,通过群组邀请链接添加成员。

团队服务向导
开通成功后,会发送一封确认邮件,成员点击正文中的链接操作即可。

团队管理员功能说明

在团队管理后台,团队创建者团队管理员可管理群组,为群组添加、删除成员,修改群组名称、备注等;还能够集中管理团队成员,设置团队成员角色等。

进入团队管理后台

步骤1: 登录后点击网页版右上角头像,在「团队管理」下方会列出有权限管理的团队。

步骤2:点击团队名称进入对应团队的管理后台。

各端进入团队管理后台的方法:

  • Windows客户端:右键团队名称,选择“管理团队”。
  • Mac客户端:右键团队名称,选择“管理团队”。
  • iPhone客户端:点击笔记左上角菜单按钮,再点击团队名称右侧的设置图标,进入团队管理后台。
  • 安卓客户端:点击笔记左上角菜单按钮,再点击团队名称右侧的设置图标,进入团队管理后台。
  • iPad客户端:点击头像下方的列表按钮,再点击团队名称右侧的设置图标,进入团队管理后台。
  • 网页版:点击右上角头像,再点击「团队管理」中的团队名称。

 

新建群组

团队创建者团队管理员有权限新建群组。

团队管理页面,点击“群组管理”,再点击“+”号图标,创建新的群组。

添加团队成员

团队创建者团队管理员有权限添加团队成员。

团队管理页面,点击“成员管理”,输入成员邮箱或手机号,点击“添加到团队”,可将成员加入到团队中。成员管理

  • 被添加的邮箱,将会收到一封确认邮件,未注册为知笔记账号的用户,根据邮件中的提示操作即可。
  • 输入不符合格式要求的邮箱或手机号,无法添加,但会保留在文本框中以方便修改。

修改团队成员昵称

团队创建者团队管理员有权限修改团队成员昵称。

团队管理页面,点击“成员管理”, 将鼠标移动到成员头像上,点击编辑图标,出现文本框后,输入新的昵称即可。

修改昵称

  • 为了统一管理成员姓名,避免出现过于个性化、不可识别的昵称,目前只有团队创建者团队管理员可以修改昵称,成员不可自行修改昵称。
  • 个人账户设置中的昵称,仅显示在个人笔记中,不会显示在团队笔记中。
  • 一个用户可以加入多个团队, 在每个团队中的昵称可以分别设置.

修改团队成员权限

团队创建者团队管理员有权限修改团队成员昵称。

团队管理页面,点击“成员管理”进入成员管理页面,再点击成员头像,在页面下方弹出的操作栏中,选择“更新成员角色”,可设置成员角色为“团队管理员”或“普通成员”。

成员角色

将团队成员加入1个或多个群组

团队创建者团队管理员有权限将成员一次加入多个群组。

团队管理页面,点击“成员管理”进入成员管理页面,再点击成员头像,在页面下方弹出的操作栏中,选择“分配到群组”。

成员角色

 

在弹出的窗口中,选择具体的群组,点击“确认”按钮。

分配群组

  • 可多选头像,添加到群组。
  • 成员默认被添加为编辑权限,可在群组成员列表中进行修改。

鼠标移动至团队成员头像上,点击”查看“按钮,可查看团队成员已经加入的群组。

  • 点击”移出群组“,可快速将成员从群组中删除。
  • 点击”权限“,可设置成员的群组权限。

成员查看

自定义笔记外链分享品牌Logo

付费团队群组笔记支持外链分享,资料或笔记的分享更加便捷,不仅如此,文章页面底部还可定制品牌或团队 Logo 和简介,有助于宣传。

第1步:进入「团队管理」,点击「团队设置」,上传团队标识、填写一句话介绍、网址等信息,并勾选底部的复选框;

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第2步:分享群组笔记 (付费团队超级用户及以上权限支持分享),在群组笔记外链分享页面底部,就能够展示Logo、网址和一句话介绍,效果示例见下图:

团队服务升级或续费

团队创建者团队管理员可以为团队付费升级。登录后点击网页版右上角头像,在「团队管理」下方会列出所有有权限管理的团队。

 

点击对应团队名称右侧的「升级」或「续费」按钮,「升级」表示团队当前是免费版,「续费」表示当前团队是付费版。 点击「升级」或「续费」进入支付中心页面。

购买服务选项目前有标准版和专业版,点击免费版、标准版和专业版的区别 。付款方式目前有“支付宝”和“银行转账”2种方式。使用支付宝付款后可以立即生效,银行转账付款后需要联系客服。

如果是通过银行转账方式,请汇款到下面帐号:

公司帐号0200003809068098972
户名北京我知科技有限公司
开户行中国工商银行股份有限公司北京八里庄支行
汇款留言请附言公司名称、联系电话
 汇款后请通过客服电话、邮件、或微信联系我们。

索取发票

可以自助索取发票,详见这里

群组管理员功能说明

团队创建者默认是团队下所有群组的群组管理员。其他团队成员在各个群组中的角色可以单独设置。

群组管理员权限如下:

  • 可设置群组成员权限,删除群组成员。
  • 可将团队成员分配到群组。
  • 可使用群组邀请功能邀请团队成员和非团队成员加入到群组,非团队成员加入群组后自动成为团队成员。
  • 可创建、删除、移动、重命名文件夹。
  • 可编辑、删除群组笔记。
  • 可恢复已删除笔记。
  • 可阅读、评论、点赞所有笔记。

进入群组管理页面

步骤1:点击页面左上角的浏览群组图标。

步骤2:选择要管理的群组,点击齿轮状“群组设置”图标。

如果不是群组管理员,看到是包含字母“i”的“群组信息”图标。

其它客户端进入群组管理页面的方法:

  • Windows客户端:鼠标右键群组,点击“群组管理”
  • Mac客户端:鼠标右键群组,点击“群组管理”
  • iPhone客户端:「笔记左上角菜单按钮」-「选择具体的群组」-「点击页面底部的“属性”图标」-「管理群组」
  • 安卓客户端:「笔记左上角菜单按钮」-「选择具体的群组」-「点击页面底部的“属性”图标」-「管理群组」
  • iPad客户端:「头像下方的列表按钮」-「选择具体的群组」-「点击页面右上角的“属性”图标」-「管理群组」

添加团队成员到群组

进入群组管理页面后,点击「成员管理」,进入群组成员管理页面。

点击「添加 群组管理员」、「添加 编辑」等按钮,添加对应的角色成员。在弹出窗口中,选择其他团队成员,分配到当前群组。

通过邀请链接添加群组成员

进入群组管理页面后,点击「成员管理」-「链接邀请」,可复制链接或扫描二维码后发送邀请链接。

  • 你还可以设置需要审核才能加入群组,勾选「需要管理员审核」。
  • 如果你怀疑链接泄露,或者总是有慕名而来的加入者让你烦恼,你还可以更换链接,或干脆停用它。
  • 其他用户点击邀请链接后,按提示使用已有为知笔记帐号登陆或新注册为知笔记帐号后,点击申请加入群组即可。

修改群组成员权限

进入群组管理页面后,点击「成员管理」,选择要更改权限的成员,可以多选,然后点击底部「更改成员角色」按钮。

 

 

资料管理与共享

创建群组、目录,用于保存团队内部共享的资料、文档, 添加团队或群组成员,在群组中添加资料、创建笔记,进行共享和查看。

创建群组

笔记权限设置,以群组为单位,可以创建适当的群组加入相关团队成员。

点击查看创建群组的详细说明

在群组中创建分类目录

点击”←“,再展开的群组目录中,选择群组 在第二栏中,点击文件夹右侧的下拉图标,在弹出窗口中选择菜单进行操作:新建子文件夹,重命名,或删除; 点击“新建文件夹”新建目录。
新建目录

创建笔记、批量导入文档到笔记

可通过Windows客户端批量上传本地Office文档,同步后在各端查看。

添加群组成员,进行共享

详见:

团队协作

利用团队群组,在团队私有的存储空间中可进行笔记、资料和附件的共享。在群组中,成员可针对笔记或资料进行沟通,如要求某人查阅资料;对内容提出修改或改进意见等,并能够以消息的形式提醒成员。

在笔记标题中@群组人员

在笔记标题中输入“@”,在弹出的成员列表中,选择要提及的人员,完成后保存笔记,笔记上传成功后,被提及的人,会在消息中心接收到提醒。

标题@

  • 列表中为当前群组成员;
  • 支持拼音匹配;
  • 若要提及群组中所有人,可输入“ @all ”;

评论笔记及在评论中@群组成员

  • 在笔记下方的文本框,输入评论内容后,点击「发表评论」按钮。发表评论后笔记创建者会在消息中心收到笔记被评论的提醒。
  • 在评论中,可@群组成员,被提及的人,同样会接收到消息。
  • 笔记阅读状态下,右上角有评论数。

消息中心

消息中心是用来接收标题@、评论、评论回复消息的统一入口 网页版顶部,头像左侧 点击”消息“按钮,在消息中心:

  1. 可查看未读消息 在消息列表中,背景为蓝色的消息,即为未读消息;
  2. 按类型查看消息 消息分为如下几种分类:
    • 提到我的:在笔记标题中@提及我的、或在评论中@提及我时接收的消息
    • 评论我的:我的笔记被评论时接收的消息
    • 回复我的:回复我的评论时接收的消息
    • 修改我的:我的笔记被编辑时接收的消息
  3. 点击消息,可查看相关笔记;

多人共同编辑

为知笔记可以提供多人编辑一篇笔记,来提高团队工作效率。但是,这里需要注意当一个成员在编辑的时候,另外的客户端会出现 成员正在编辑笔记 此时不要进行编辑。待该成员保存成功后再编辑。

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