Windows版帮助手册 | 团队服务

为知笔记团队服务简介

为知笔记团队服务,是为中小团队提供的移动互联网时代全平台资料共享解决方案。通过为知笔记的群组、多级文件夹、@提及和评论、多人编辑、离线使用、全文检索、多端同步等功能,可以满足你的多种场景需求,如分享工作资料、共同编辑、待办事项跟进、发送通知通告、收集成员意见、向客户提供“一对一”资料服务、搭建团队知识库等。

一个团队下面可创建多个群组,每个群组可按需加入相关成员,群组中的内容仅群组成员可见。

为知笔记团队服务除了网页版,还可通过为知笔记客户端访问,目前的客户端覆盖的平台包括Windows、Mac、Linux、iPhone、iPad和Android。让你既能享受桌面端的高效,又可享受移动端的便利。

权限说明

团队创建者团队管理员可以管理团队成员和所有群组,团队创建者默认加入所有群组且不可移除。团队管理员的群组权限取决于其所在群组的角色。

群组角色有群组管理员群组超级用户群组编辑群组作者群组读者5种类型,同一个团队成员,在不同群组下可以有不同的角色。

笔记的权限以群组为单位,建议根据实际情况创建不同的群组。 如公司制度只有少数成员可以编辑笔记,大部分成员有查看权限即可;某个具体项目,仅项目相关人有相关权限即可,那么可以分别创建一个“公司制度”和“某某项目”的群组,将相关团队成员加入群组并设置群组角色。

点击查看各角色权限详细说明

开通团队服务

登录为知笔记Windows客户端,点击左侧的“团队&群组”右侧的“+”号按钮,然后点击“免费开通团队服务”。

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第一步,视情况设置团队名称,如用公司名称或部门名称,团队名称后续可以修改。团队是为知笔记团队服务的最高级别组织,团队下面可以创建多个群组。

团队服务向导

第二步,选择1个或2个群组,群组名称后续可修改。团队服务免费版最多可以创建2个群组,升级后可以创建更多群组。每个群组可以添加不同的群组成员,群组内的文档仅群组内成员可访问。

企业服务向导

第三步,输入成员邮箱,添加到团队,这里会将成员默认分配到所有群组。如果输入的成员邮箱已经是为知笔记帐号,则加入后可立即使用,如果输入的邮箱还不是为知笔记帐号,会发邮件引导注册帐号。你也可以先略过此步,通过群组邀请链接添加成员。

团队服务向导
开通成功后,会发送一封确认邮件,成员点击正文中的链接操作即可。

团队管理员功能说明

在团队管理后台,可升级、续费、管理群组,包括为群组添加、删除成员;修改群组名称、备注等;还能够集中管理团队成员,设置团队成员角色等。

进入团队管理后台

团队创建者团队管理员 有权限进入团队管理后台。

右键点击「团队名称」选择「管理团队 进入为知笔记团队服务管理后台。

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各端进入团队管理后台的方法:

  • Windows客户端:右键团队名称,点击「管理团队」。
  • Mac客户端:右键团队名称,选择「管理团队」。
  • iPhone客户端:点击笔记左上角菜单按钮,再点击团队名称右侧的设置图标,进入团队管理后台。
  • 安卓客户端:点击笔记左上角菜单按钮,再点击团队名称右侧的设置图标,进入团队管理后台。
  • iPad客户端:点击头像下方的列表按钮,再点击团队名称右侧的设置图标,进入团队管理后台。
  • 网页版:点击右上角头像,再点击「团队管理」中的团队名称。

新建群组

团队创建者团队管理员有权限新建群组。

团队管理页面,点击“群组管理”,再点击“+”号图标,创建新的群组。可在根据行业推荐的群组中选择,也可输入群组名称进行自定义。

添加团队成员

团队创建者团队管理员有权限添加团队成员。

团队管理页面,点击“成员管理”,输入成员邮箱或手机号,点击“添加到团队”,可将成员加入到团队中。成员管理

  • 被添加的邮箱,将会收到一封确认邮件,未注册为知笔记账号的用户,根据邮件中的提示操作即可。
  • 输入不符合格式要求的邮箱或手机号,无法添加,但会保留在文本框中以方便修改。

修改团队成员昵称

团队创建者团队管理员有权限修改团队成员昵称。

团队管理页面,点击“成员管理”, 将鼠标移动到成员头像上,点击编辑图标,出现文本框后,输入新的昵称即可。

修改昵称

  • 为了统一管理成员姓名,避免出现过于个性化、不可识别的昵称,目前只有团队创建者团队管理员可以修改昵称,成员不可自行修改昵称。
  • 个人账户设置中的昵称,仅显示在个人笔记中,不会显示在团队笔记中。
  • 一个用户可以加入多个团队, 在每个团队中的昵称可以分别设置.

修改团队成员权限

团队创建者团队管理员有权限修改团队成员昵称。

团队管理页面,点击「成员管理」进入成员管理页面,再点击成员头像,在页面下方弹出的操作栏中,选择「更新成员角色」,可设置成员角色为「团队管理员」或「普通成员」。

成员角色

将团队成员加入1个或多个群组

团队创建者团队管理员有权限将成员一次加入多个群组。

团队管理页面,点击“成员管理”进入成员管理页面,再点击成员头像,在页面下方弹出的操作栏中,选择“分配到群组”。

成员角色

 

在弹出的窗口中,选择具体的群组,点击“确认”按钮。

分配群组

  • 可多选头像,添加到群组。
  • 成员默认被添加为编辑权限,可在群组成员列表中进行修改。

鼠标移动至团队成员头像上,点击”查看“按钮,可查看团队成员已经加入的群组。

  • 点击”移出群组“,可快速将成员从群组中删除。
  • 点击”权限“,可设置成员的群组权限。

成员查看

自定义笔记外链分享品牌Logo

付费团队群组笔记支持外链分享,资料或笔记的分享更加便捷,不仅如此,文章页面底部还可定制品牌或团队 Logo 和简介,有助于宣传。

第1步:进入「团队管理」,点击「团队设置」,上传团队标识、填写一句话介绍、网址等信息,并勾选底部的复选框;

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第2步:分享群组笔记 (付费团队超级用户及以上权限支持分享),在群组笔记外链分享页面底部,就能够展示Logo、网址和一句话介绍,效果示例见下图:

 

升级或续费

付费方案中可以了解团队服务各个版本的服务内容,并且可以直接升级更高版本或者续费当前版本。

付费方案

在产品套餐表格中,选择相应的方案进行支付。

支付中心

如果是通过银行转账方式,请汇款到下面帐号:

公司帐号0200003809068098972
户名北京我知科技有限公司
开户行中国工商银行股份有限公司北京八里庄支行
汇款留言请附言公司名称、联系电话
 汇款后请通过客服电话、邮件、或微信联系我们,联系方式详见下面的索取发票

索取发票

我们可以开“增值税普通发票”或“增值税专用发票”,发票内容是“技术服务费”。目前可以自助申请发票,点击这里查看详细步骤。

群组管理员功能说明

团队创建者默认是团队下所有群组的群组管理员。其他团队成员在各个群组中的角色可以单独设置。

群组管理员权限如下:

  • 可设置群组成员权限,删除群组成员。
  • 可将团队成员分配到群组。
  • 可使用群组邀请功能邀请团队成员和非团队成员加入到群组,非团队成员加入群组后自动成为团队成员。
  • 可创建、删除、移动、重命名文件夹。
  • 可编辑、删除群组笔记。
  • 可恢复已删除笔记。
  • 可阅读、评论、点赞所有笔记。

进入群组管理页面

右键具体的群组,群组管理员可以看到「管理群组」链接,点击后进入群组管理页面。

各端进入群组管理页面的方法:

  • Windows客户端:鼠标右键群组,点击“群组管理”
  • Mac客户端:鼠标右键群组,点击“群组管理”
  • iPhone客户端:「笔记左上角菜单按钮」-「选择具体的群组」-「点击页面底部的“属性”图标」-「管理群组」
  • 安卓客户端:「笔记左上角菜单按钮」-「选择具体的群组」-「点击页面底部的“属性”图标」-「管理群组」
  • iPad客户端:「头像下方的列表按钮」-「选择具体的群组」-「点击页面右上角的“属性”图标」-「管理群组」
  • 网页版:点击左上角群组选择图标,点击群组图标上的设置按钮,点击查看详细步骤

添加团队成员到群组

进入群组管理页面后,点击「成员管理」,进入群组成员管理页面。

点击「添加 群组管理员」、「添加 编辑」等按钮,添加对应的角色成员。在弹出窗口中,选择其他团队成员,分配到当前群组。

通过邀请链接添加群组成员

进入群组管理页面后,点击「成员管理」-「链接邀请」,可复制链接或扫描二维码后发送邀请链接。

  • 你还可以设置需要审核才能加入群组,勾选「需要管理员审核」。
  • 如果你怀疑链接泄露,或者总是有慕名而来的加入者让你烦恼,你还可以更换链接,或干脆停用它。
  • 其他用户点击邀请链接后,按提示使用已有为知笔记帐号登陆或新注册为知笔记帐号后,点击申请加入群组即可。

修改群组成员权限

进入群组管理页面后,点击「成员管理」,选择要更改权限的成员,可以多选,然后点击底部「更改成员角色」。

 

 

资料共享和团队协作

利用团队群组,在团队私有的存储空间中可进行笔记、资料和附件的共享。在群组中,成员可针对笔记或资料进行沟通,如要求某人查阅资料;对内容提出修改或改进意见等,并能够以消息的形式提醒成员。

导入Word、PDF等已有资料

在左侧目录树中选择一个文件夹,可以通过下面3种方法导入外部文件到选中的文件夹下或笔记中:

  1. 拖动文件到左侧的笔记文件夹。
  2. 点击菜单【文件】【导入文件】。
  3. 在笔记页面点击工具栏的附件图标,添加附件。

使用前2种方法时,如果文件类型是文本文件、代码文件、Word、PPT和PDF, 除了添加附件外,还会将文件内容转换为笔记保存在正文,其中Word和PPT需要本机安装了微软Office完整版。

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复制个人笔记到团队群组中

在个人笔记中右键一篇笔记,或者按住Shift键选择多个笔记后再右键,选择【复制或移动笔记】,在弹出的窗口中选择对应的团队群组和文件夹。

拖动调整文件夹顺序

群组管理员群组超级用户 可以进行创建、删除、移动文件夹。 可以拖动文件夹调整文件夹顺序,或把一个文件夹拖动到其它文件夹中成为其子文件夹。

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在笔记标题中@群组成员

在笔记标题中输入“@”,在弹出的成员列表中,选择要@的人员,完成后保存笔记,笔记上传成功后,被@的人,会在消息中心接收到提醒。如果被@的人绑定了微信并关注了为知笔记微信公众号,还可以通过为知笔记微信接受消息提醒。

  • 列表中为当前群组成员。
  • 支持拼音匹配。
  • 若要周知群组中所有人,可输入"@all"。

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评论笔记及在评论中@群组成员

目前Windows客户端默认是不显示评论区的,点击笔记工具栏中的评论图标(下图红色框内图标)可以使评论区域在“显示”和“隐藏”间切换。

  • 笔记作者会在消息中心收到笔记被评论的提醒。
  • 在评论中可以@ 群组成员,被@的人会接收到消息提醒。
  • 在评论中“@all”,让所有群组成员收到消息提醒。

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删除评论

群组管理员可以删除群组内任何评论,评论发表者可以删除自己的评论。

点击评论日期左侧的“删除”可以删除评论。

消息中心

消息中心是用来接收标题@、评论、评论回复消息的统一入口

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点击消息中心:

  1. 可查看未读消息,“消息中心”右侧数字表示未读消息数,点击数字,可以查看“未读消息”。
  2. 按类型查看消息,消息分为如下几种分类:
    • 提到我的:在笔记标题中@提及我的、或在评论中@提及我时接收的消息
    • 评论我的:我的笔记被评论时接收的消息
    • 回复我的:回复我的评论时接收的消息
    • 修改我的:我的笔记被编辑时接收的消息
    • 系统消息:系统重要通知消息
  3. 点击消息列表,可快速定位并查看相关笔记;
  4. 可以按成员筛选消息。

多人共同编辑

为知笔记可以提供多人编辑一篇笔记,来提高团队工作效率。但是,这里需要注意当一个成员在编辑的时候,另外的客户端会出现**成员正在编辑笔记,此时不要进行编辑。待该成员保存成功后再编辑。

共享待办清单

为知笔记支持待办清单功能,如下图:

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  1. 待办清单介绍
    • 对于个人用户来说,你可以用待办清单记录你每天计划做的事情,计划完成的工作任务等等。
    • 对于团队协作来说,待办任务的完成状态是个结果性的标识,最终能够对协作和团队成员有重要帮助的,还是任务的执行过程,包括方案的选择和这样选择的原因,这些才是对团队最有价值的东西。所以为知笔记的待办清单更强调任务的一个执行过程。
      • 创建待办清单,将任务笔记发送消息给相关人,任务执行者的操作非常简单,勾选checkbox,即可标记任务完成,并记录人员和完成时间,关注任务最核心内容
      • 通过笔记评论和消息机制,跟踪任务执行过程中的问题、思路
      • 拖动其他相关笔记到任务正文,将与任务相关的笔记关联起来,例如任务来源、会议讨论记录、可参考的文档等
  2. 如何使用待办清单进行协作
    1. 创建待办清单笔记,在编辑界面,选择 checkbox 按钮,创建待办清单 (个人笔记按这个步骤创建待办清单列表即可)W7
    2. 通过标题或评论@相关人员(如待办清单图),发送任务通知消息
    3. 利用多人编辑,评论记录工作过程
    4. 任务清单完成后,勾选复选框,自动记录执行人和执行时间

 

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