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分享嘉宾:陈石,律师一枚,从业多年,先后代理案件百余起,纸器时代到信息化协同办公,他有话说。
在上一篇 <全部资料一手掌握,律师的知识管理之道> 里我讲述了如何用为知笔记建立事务所的案件库,文件知识库,经验库,实现资料在一个平台上、一次整理、多人共享、多端查看、永久保存,使律师真正成为一个“知识管理者”。而这一篇我将给大家讲述如何利用信息化协同工具实现团队高效率沟通.
作为一名律师,每天不仅需要和当事人、法官、检察官沟通,更多的是需要和团队成员基于案件的不断沟通做准备。在日常工作中我们更多的是用qq,邮件这种传统的沟通平台完成工作交流,但是不断的使用过程中,我们发现问题越来越多:
你还能忍受这种记录散乱、沟通成本高的协作方式吗?
对于像我们这样的中小型律师团队,我们需要要高效率的沟通,高效率的办案。
律师的工作属性决定着每个成员经常需要在各类机关单位之间奔走,聚集全体成员进行面对面交流事件成本太高。
个别成员见面、电话口头交流虽然很方便,但有一些沟通记录没有留存,需要点对点重复沟通,耗时费力。
利用为知笔记的群组和目录功能,可以方便的管理团队成员。
我们在工作任务的目录下给每个员工创建一个子目录,每个人每天的工作进展和日志都放在自己的目录下,负责人可以直接浏览每个人的工作状况,如果需要负责人及时知道并给予反馈的,可以直接在标题里@给他。随后负责人就会收到你发给他的消息。(图为工作任务目录下的各个团队成员子目录,以及通过在笔记标题@他人,进而通知他人)
多个律师同时跟进一个案件,案件的资料或者相关意见书的模板都放在一个笔记下,模板和资料都以附件的形式添加到笔记中,而案件的进展状况,以及准备好的资料都以正文的形式放在笔记里。几个律师可以协同编辑这篇笔记,针对笔记内容可以通过评论发表自己的意见和建议。所有的评论内容都和随同笔记一起保存,出现沟通错位时有“证据”可循,后期查找相当方便。(图为基于一篇笔记展开的团队沟通,附件,内容,沟通记录都在一起)
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