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律师如何利用信息化协同工具快速提高工作效率?

分享嘉宾:陈石,律师一枚,从业多年,先后代理案件百余起,纸器时代到信息化协同办公,他有话说。
   
在上一篇 <全部资料一手掌握,律师的知识管理之道> 里我讲述了如何用为知笔记建立事务所的案件库,文件知识库,经验库,实现资料在一个平台上、一次整理、多人共享、多端查看、永久保存,使律师真正成为一个“知识管理者”。而这一篇我将给大家讲述如何利用信息化协同工具实现团队高效率沟通.

传统律师协作方式的苦恼

作为一名律师,每天不仅需要和当事人、法官、检察官沟通,更多的是需要和团队成员基于案件的不断沟通做准备。在日常工作中我们更多的是用qq,邮件这种传统的沟通平台完成工作交流,但是不断的使用过程中,我们发现问题越来越多:

【IM工具】

  • 沟通:QQ 聊天你一句我一句,各类事务交叉交流,记录散乱,查找不便;
  • 文件共享:QQ 传送,散乱地保存在大家的电脑上,每个人都需要在自己的电脑中建立目录整理,文件内容检索不便,资料目录不统一,重复劳动多;

【电子邮件】

  • 邮件往来太多,加之频繁地回复、转发和下载整理,有价值的东西经常被淹没;
你还能忍受这种记录散乱、沟通成本高的协作方式吗?

我们需要的协作沟通平台

对于像我们这样的中小型律师团队,我们需要要高效率的沟通,高效率的办案。
律师的工作属性决定着每个成员经常需要在各类机关单位之间奔走,聚集全体成员进行面对面交流事件成本太高。
个别成员见面、电话口头交流虽然很方便,但有一些沟通记录没有留存,需要点对点重复沟通,耗时费力。

【我们遇到了这样的问题】

  • 如何将最新的办事进度通过一对多的方式快速反馈给所有团队成员?
  • 如何让团队间的沟通协作有记录留存,便于后期查看、追溯?
  • 如何让所有的共享资料统一在一个平台,一人创建,多人共享,多人协同编辑,多人展开讨论,避免重复劳动?
  • 如何把获取的实务信息第一时间反馈给团队所有成员?

【我们需要这样的平台】

  • 我们需要这样一个平台,它至少可以做到:团队管理者可以实时了解和掌握其他团队成员案件进度。
  • 我们需要一个统一存放案件信息的平台,支持电脑、手机、网页等多种途径查看和更新,团队成员能够随时产看最新进度。
  • 我们需要一个规范的共享目录结构,一次设定,团队共享,避免一人一结构的重复劳动。
  • 我们需要一个工作日志存放的的平台,每个成员每天完成工作的状况可以及时让团队管理者了解,便于协调。
  • 我们需要一个案件沟通信息留存平台,可以还原某一事务的磋商交流全过程,便于追溯,也同时可以成为珍贵的原始资料。

选择为知笔记,选择简单方便的协作方式

一、实时掌握其他团队成员案件进度

利用为知笔记的群组和目录功能,可以方便的管理团队成员。
我们在工作任务的目录下给每个员工创建一个子目录,每个人每天的工作进展和日志都放在自己的目录下,负责人可以直接浏览每个人的工作状况,如果需要负责人及时知道并给予反馈的,可以直接在标题里@给他。随后负责人就会收到你发给他的消息。(图为工作任务目录下的各个团队成员子目录,以及通过在笔记标题@他人,进而通知他人)
    

二、交流记录的留存

多个律师同时跟进一个案件,案件的资料或者相关意见书的模板都放在一个笔记下,模板和资料都以附件的形式添加到笔记中,而案件的进展状况,以及准备好的资料都以正文的形式放在笔记里。几个律师可以协同编辑这篇笔记,针对笔记内容可以通过评论发表自己的意见和建议。所有的评论内容都和随同笔记一起保存,出现沟通错位时有“证据”可循,后期查找相当方便。(图为基于一篇笔记展开的团队沟通,附件,内容,沟通记录都在一起)
 
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